25 kwietnia na całym świecie obchodzony jest Międzynarodowy Dzień Sekretarki/Sekretarza (ang. Secretary's Day), nazywany też Dniem Pracownika Administracyjnego (ang. Administrative Professionals' Day).
Obchody dnia pracowników wykonujących pracę sekretarzy i sekretarek mają początek w Stanach Zjednoczonych w 1952r. Ich inicjatorem było stowarzyszenie IAAP (International Association of Administrative Professionals - obecna nazwa od 1998r.), które m.in. w ten sposób chciało podkreślić wagę wykonywanej pracy przez pracowników administracyjnych oraz zwrócić uwagę na konieczność podnoszenia kwalifikacji u tych osób.
W ten sposób zapoczątkowano również budowanie rangi zawodu sekretarek i asystentek (sekretarzy i asystentów) w USA i Kanadzie, co w późniejszych latach dało efekt m.in. w postaci tworzenia kolejnych stowarzyszeń tego typu na całych świecie, m.in. EUMA (ang. European Management Assistants) w krajach Europy.
Początkowo święto obchodzono 4 czerwca, jednak w 1955r. zmienioną datę na środę przypadającą w ostatnim pełnym tygodniu kwietnia. W krajach zachodniej Europy, USA, Kanadzie, Australii i innych z tej okazji organizowane są m.in. różnego rodzaju uroczystości dla pracowników administracji biurowej. Obchody trwają nawet tydzień, biorą w nich udział tysiące pracowników biurowych. W kalendarzu świąt zawodowych ustalono jeden stały dzień obchodów na 25 kwietnia - Międzynarodowy Dzień Sekretarki.
W Polsce istnieje Filia Europejskiego Stowarzyszenia Sekretarek i Asystentek (ang. European Management Assistants, EUMA), organizacji zreszającej sekretarki i asystentki z 25 krajów Europy, założonej w 1974r., która swoje zawodowe święto organizuje 25 stycznia pod nazwą Dzień Sekretarki i Asystentki, niemniej polskie sekretarki obchodzą je również w kwietniu wspólnie z sekretarkami na całym świecie.
SEKRETARKA
Sekretarka jest pracownikiem, który pomaga swojemu przełożonemu/przełożonej w sprawach administracyjnych, w korespondencji, w sporządzaniu notatek, umawianiu spotkań, opiece nad gośćmi, pośredniczy w kontaktach między szefem i personelem oraz między szefem i interesantami, nadzoruje zgodnie z ustalonym harmonogramem przebieg dnia pracy, a także zajmuje się innymi czynnościami pomocniczymi.
Idealne sekretarki cechuje miłe usposobienie, komunikatywność, uczciwość, sprawiedliwość, sumienność, zaradność, kompetencja, dobra organizacja pracy, a także opanowanie i odporność na stres. Nieoceniona w tym zawodzie jest dobra pamięć i umiejętność pracy w bardzo szybkim tempie i przerzucania się z jednej czynności na drugą. W pracy sekretarka zobowiązana jest - jak każdy inny pracownik - do przestrzegania regulaminu pracy, przepisów bhp i p-poż oraz przepisów o odpowiedzialności materialnej.
Większość pracy sekretarka wykonuje siedząc, stąd po kilku latach może narzekać na schorzenia kręgosłupa. W pracy sekretarki bardzo ważne są dobry wzrok i słuch, dlatego poważne wady tych zmysłów, podobnie jak poważne wady wymowy, są przeciwwskazaniem do wykonywania tego zawodu.
W Polsce umiejętności potrzebne do pracy w zawodzie sekretarki można zdobyć w szkołach policealnych lub na specjalistycznych kursach. Trwają one od kilku do kilkunastu miesięcy. Osoby uczestniczące w nich zdobywają podstawową wiedzę na temat ekonomii i organizacji formy, organizacji pracy biurowej i funkcjonowania sekretariatu, etyki i etykiety zawodu, zaznajamiane są z podstawami psychologii i socjologii pracy i elementami prawa pracy, a także nabywają konkretne umiejętności z zakresu obsługi urządzeń biurowych (komputer, fax, kserokopiarka, skaner).
Dzięki bliskiej współpracy często z najważniejszą osobą w danej firmie sekretarka jest osobą bardzo dobrze poinformowaną, stąd też winny ją również cechować dyskrecja i lojalność. Sekretarka zobowiązana jest do przestrzegania tajemnicy służbowej. Zresztą - słowo "sekretarka" pochodzi od łacińskiego słowa secretum - tajemnica oraz secretarius - ten, któremu powierza się tajemnice.
W zależności od miejsca pracy zakres czynności sekretarki różni się. Inne zadania stoją przed sekretarką w przedsiębiorstwie, inne przed sekretarką w urzędzie, jeszcze inne przed sekretarką szkolną.
Sekretarka szkolna jest pracownikiem administracyjnym (niepedagogicznym), bezpośrednio podległym dyrektorowi szkoły.
W zakres obowiązków sekretarki szkolnej wchodzą:
- przyjmowanie i wysyłanie korespondencji;
- prowadzenie wykazu pism przychodzących i wychodzących ze szkoły;
- przyjmowanie interesantów, udzielanie im informacji;
- przyjmowanie telefonów i telefonogramów, informowanie dyrekcji o sprawach służbowych zgłaszanych telefonicznie;
- przepisywanie pism służbowych, obsługa kserografu, komputera;
- prowadzenie księgi ewidencji uczniów i księgi obowiązku szkolnego;
- zaopatrywanie uczniów w legitymacje szkolne, przedłużanie ważności legitymacji szkolnych;
- wydawanie zaświadczeń uczniom lub ich rodzicom;
- przyjmowanie wpłat oraz prowadzenie dokumentacji dotyczącej ubezpieczenia uczniów;
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej pracowników szkoły, m.in. przygotowywanie umów o pracę;
- zaopatrywanie pracowników w legitymacje służbowe i ubezpieczeniowe, przedłużanie ważności tych legitymacji;
- przechowywanie akt i dokumentów, prowadzenie archiwum szkolnego (składnicy akt szkolnych);
- kompletowanie aktów prawnych;
- zaopatrywanie szkoły w druki i druki ścisłego zarachowania oraz ich ewidencjonowanie;
- przechowywanie i zabezpieczanie pieczęci szkolnych;
- prowadzenie ksiąg inwentarzowych;
- rozliczanie rachunków z wydatków bieżących szkoły;
- przygotowanie i opracowanie sprawozdań i informacji statystycznych;
- inne prace wynikające z potrzeb szkoły lub zlecone przez dyrekcję.
(Źródła: m.in. Portal dla sekretarek, Forum OSKKO)
